Auftragsverarbeitung

Eine Kantine speichert im Kantineur Daten über ihre Mitglieder: Namen, Entnahmen, offene Beträge. Über diese Daten bestimmt die Kantine – sie ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir speichern und verarbeiten sie nur in ihrem Auftrag und sind damit Auftragsverarbeiter. Artikel 28 DSGVO verlangt dafür eine schriftliche Vereinbarung. Diese Seite ist diese Vereinbarung; sie wird mit dem Anlegen einer Kantine Vertragsbestandteil.

Gegenstand ist der Betrieb der Anwendung „Der Kantineur“ für die Kantine. Zweck ist die Erfassung von Entnahmen, die Führung der offenen Posten, die Bestandsführung und die Abrechnung. Die Verarbeitung dauert so lange, wie der Nutzungsvertrag läuft.

• –Betroffene: Mitglieder der Kantine sowie die Person, die sie verwaltet
• –Stammdaten: Name, Farbkennzeichen, optional eine Notiz, optional ein persönlicher Code (nur als Prüfwert)
• –Bewegungsdaten: Entnahmen mit Produkt, Menge, Preis und Zeitpunkt; Zahlungen und Guthaben
• –Zugangsdaten der verwaltenden Person: Name, E-Mail, Passwort als Prüfwert

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO werden nicht verarbeitet. Das Freitextfeld „Notiz“ ist dafür nicht bestimmt und darf nicht so verwendet werden.

Wir verarbeiten die Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung der Kantine. Als Weisung gilt die Nutzung der Anwendung im vorgesehenen Umfang; darüber hinausgehende Weisungen sind in Textform an [email protected] zu richten. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir das mit und dürfen die Ausführung aussetzen.

Alle Personen, die Zugang zu diesen Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Zugang ist auf das beschränkt, was für Betrieb und Fehlerbehebung nötig ist.

• –Verschlüsselte Übertragung (TLS) auf allen Wegen
• –Passwörter und persönliche Codes ausschließlich als bcrypt-Prüfwerte, nicht rückrechenbar
• –Anmeldungen mit Versuchsbremse gegen Durchprobieren
• –strikte Trennung der Kantinen: jede Abfrage ist an die eigene Kantine gebunden
• –offene Beträge werden nicht an das Tablet im Selbstbedienungsbetrieb übertragen
• –regelmäßige Sicherungen der Datenbank, Rechenzentrum in der EU
• –Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse, Löschung nach spätestens 30 Tagen

Die Kantine stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu:

Ein Wechsel oder eine Ergänzung wird mindestens vier Wochen vorher mitgeteilt. Die Kantine kann widersprechen und in diesem Fall außerordentlich kündigen.

Wir unterstützen die Kantine bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschbegehren ihrer Mitglieder sowie bei Datenschutz-Folgenabschätzungen. Wendet sich ein Mitglied direkt an uns, leiten wir es an die Kantine weiter. Ein Export aller Buchungen als CSV steht jederzeit im Kantineur-Bereich zur Verfügung.

Wird uns eine Datenpanne bekannt, melden wir sie der Kantine unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, mit allen bekannten Angaben zu Art, Umfang und getroffenen Maßnahmen. Die Meldung an die Datenschutzbehörde obliegt der Kantine als Verantwortlicher.

Nach Ende des Vertrags werden alle Daten der Kantine innerhalb von 30 Tagen gelöscht, einschließlich der Sicherungen im Rahmen der üblichen Aufbewahrungszyklen. Davon ausgenommen sind Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen – das betrifft die Abrechnung mit der Kantine, nicht die Daten ihrer Mitglieder. Vor der Löschung kann jederzeit ein vollständiger Export gezogen werden.

Auf Anfrage stellen wir die Angaben zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung dieser Vereinbarung nötig sind, und ermöglichen Überprüfungen nach vorheriger Abstimmung.